Организация open air

Необходимая информация для будущих организаторов опен эйра.

Начнем Open-air - это вид вечеринок проводимых на открытом воздухе. В наше время данные вечеринки набирают оборот и пользуются все большей популярностью. Ведь это отдых на природе сопровождающий активный отдых и конечно же танцы! Но возникает главный вопрос как сделать так, чтобы ваша вечеринка прошла безупречно? Как организовать подобное мероприятие вне города ?Какие существуют нюансы при подготовке мероприятия? На эти и многие другие вопросы мы поможем найти вам достойные ответы.

Если у вас это первый опыт проведения вечеринок данного формата, то задумываться о огромном количестве людей не разумно. Open-air  в 200-300 человек для первого раза более чем реализуемо

С чего же вам следует начать?

Концепция open-air. Определить для себя главную цель – для чего open-air будет проводиться и в чем будет его «фишка», чем Вы сможете привлечете людей. Ведь обычные танцы под луной уже давно практикуются среди молодежи и чем то подобным их особо не удивить. Людям интересны всевозможные тематические вечеринки, отличающихся форматом от подобных мероприятий, так же нужно определиться с музыкальным форматом. потому что именно от этого будет зависеть выбор, артистов, место проведения, да и бюджет в конце концов.

План вечеринки. Следующий этап это составление плана Open-airа, по возможности с полным продумыванием времени проведения: время на подготовку площадки, размещение и настройка оборудования, во сколько прибудут артисты, сколько идет их программа, время сетов DJев и т.д.Это упорядочит процесс подготовки к опен эйру, но конечно же могут происходить ситуации при которых от данного плана можно немного отойти.

Создание бизнес-модели. Далее стоит разработать бизнес план с отражением как ваших затрат, так и дальнейшая возможная прибыль от услуг которые вы собираетесь оказывать в ходе мероприятия. Далее — определяем цену билетов, стоимость ваших услуг и составляем меню из напитков и пищи. Не забудьте также расписать расходные статьи: откаты администрации, оклад охране, покупка либо аренда звукового оборудования итд. Главное сделать это максимально точно и полно.

Выбор площадки

Одна из самых главных вещей при организации вечеринки это — правильный выбор место проведения мероприятия. Запомните главное это разместить запланированное количество гостей, транспорт приехавших, организовать место под сцену и самое главное танцпол, отделить несколько зон отдыха. Лучшим вариантом это место неподалеку от водоемов. Площадка выбрана? — Замечательно! Теперь самый сложный шаг… согласовать запланированное с администрацией. Причем надо выбить именно письменное разрешение мэра или муниципального образования. На основе этого постановления перед Вами должны открыться двери милиции, пожарной службы и медиков. Должны, но не обязаны Есть вариант — обращение в охранные агентства, но это уже оплачивается вами.

Техническое обеспечение опен эйра

Наверное самое главное. Обеспечить мероприятие достойным  звуковым и световым оборудованием. У вас существует два варианта : либо арендовать оборудование, либо купить его для постоянного пользования, если вы всерьез загорелись организацией «уличных»вечеринок постоянно. Первый вариант неплох тем, что сложную техническую часть выполняют профессионалы, таким образом вы не будете касаться оборудования и будете заняты только лишь организационной деятельностью. Второй вариант выгоден для людей, которые занимаются опенами постоянно.

Звук. По-хорошему «количество» звука для уличных вечеринок рассчитывается по количеству людей по простой формуле «20-30 Вт x 1 чел».После несложных расчетов можно сделать выбор оборудования. Если вечеринка проходит в количестве около 100 человек, то должно хватить и нескольких киловатт. Если же это более крупная вечеринка, то и звуковой и оборудование нужно на порядок мощнее. Также не забываем про райдеры приглашенных лиц, заранее стоит обговорить какое оборудование им необходимо. Стоит уточнить какими моделями «вертушек» будут пользоваться DJи итд.

Свет. Здесь все зависит конечно же только от Вашей фантазии. Вообще все световое оборудование можно разделить на несколько типов: заливной, сканирующий, полного вращения. Не забывайте о спецэффектах,: дым-машина, пена и др.

Сцена. Выступающие DJи и артисты будут выгоднее лучше на сцене. Поскольку вечеринка проходит на воздухе не забудьте про защиту от дождя. Звуковая система не любит сырость поэтому стоит предусмотреть водонепроницаемые накидки.

Нюансы с питанием

Имейте ввиду, что если Вы планируете продажи пищи, приготовляемой на месте, необходим человек, имеющий лицензию на данную деятельность. Все тоже самое и с продажей алкоголя — наличие лицензии обязательно.